BENEFICIOS.

TECNOLOGÍA

La tecnología que posee Archives Express entrega un valor agregado a sus archivos.

Poseemos un software computacional especialmente diseñado para el manejo de archivos de sus documentos, así como un sistema de información on line que le permitirá hacer sus consultas directamente si lo requiere, obteniendo resultado de sus documentos digitalizados en pantalla.

Los escáners que con los que trabaja nuestro software aseguran que no habrá errores de digitación ya que todo el proceso de localización y guardado de información se hace a través de lectura de códigos de barra.

SEGURIDAD

Los archivos almacenados en nuestra empresa, están custodiados la 24 horas del día con sofisticados sistemas de seguridad para evitar posibles siniestros.

SEGURIDAD CONTRA INCENDIOS
Sensibles detectores de humo de última generación basados en haces de luz que cruzan las instalaciones.
– Extintores clase A-B-C ubicados en lugares indicados por expertos en seguridad y aprobados por Sesma.
– Red húmeda en el exterior e interior de la bodega.
– Uso de materiales de construcción incombustibles en techo, paredes y racks.
– Moderno sistema de seguridad con alarmas monitoreadas las 24 horas.
– Los artefactos a gas que existen, están ubicados en un lugar protegido, cerrado pero de fácil acceso, evitando de este modo cualquier peligro de inicio de incendio desde esa área.
-Las cajas de un cliente no quedan todas en un mismo espacio, sino que son guardadas aleatoriamente.
SEGURIDAD ANTISÍSMICA
El diseño de la construcción tanto de la bodega, oficinas y cada uno de los racks en donde están ubicadas las cajas con documentación, está basado en la experiencia de Archives Express en Estados Unidos para evitar cualquier destrucción por un movimiento telúrico.
SEGURIDAD AMBIENTAL
Una empresa especializada, garantiza permanentemente condiciones libres de plagas, roedores y otros, tanto en la bodega como todas las oficinas.
Toda la estructura cuenta con aisladores, que permiten mantener una temperatura apropiada, regulando la cantidad de calor y frío para evitar cualquier daño a la documentación.
SEGURIDAD CONTRA EXTRAÑOS
La bodega se encuentra ubicada dentro de un recinto completamente cerrado, (Cargo Park) y con acceso controlado por guardias de seguridad, que mantienen vigilada la bodega durante las 24 horas del día.
Además, el terminal está dotado de un Circuito Cerrado que hace aún más fácil la vigilancia a todas nuestras instalaciones.
SEGURIDAD DE TRAYECTO
Los vehículos empleados por Archives Express para realizar los traslados de la documentación, son completamente cerrados, para asegurar y resguardar la información en el trayecto. Además, están equipados con tecnología GPS, que nos permite monitorear la ruta de los vehículos.
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y CONFIDENCIALIDAD
Diariamente se hace un respaldo de toda la información existente en nuestro sistema, la cual se almacena fuera de las instalaciones.
Nuestra empresa posee un sistema de respaldo de energía, que nos permite seguir operando nuestros sistemas, imposibilitando la pérdida de información por un corte de energía eléctrica.
Toda la información almacenada en nuestras bodegas está clasificada como CONFIDENCIAL, y nadie que no sea el cliente o las personas autorizadas por él puede acceder a ella.
También hemos desarrollado un sistema de gestión integral basado en en la norma ISO 27001 que será próximamente certificado lo que garantiza que nuestros procedimientos de seguridad de la información están a nivel internacional.
SEGURIDAD DEL SISTEMA ELÉCTRICO
Las instalaciones eléctricas están protegidas y centralizadas dentro de cajas completamente cerradas, ubicadas dentro de la bodega. Además un tablero eléctrico independiente, localizado en la parte exterior controla todo el sistema eléctrico de las bodegas del terminal.
El terminal posee un generador eléctrico que evita cualquier pérdida de información o alguna falla en nuestro sistema computacional en caso de un corte imprevisto de la energía eléctrica complementado también con una UPS que asegura la continuidad del sistema y la protección de los equipos.

AHORROS

DISMINUCIÓN DE COSTOS
Ahorro de Costo de Empaste

Existe una cultura en nuestras organizaciones de empastar facturas, guías de despacho, voucher, archivos contables en general, etc.; por lo que en la actualidad, existe un sistema de almacenamiento como el nuestro, donde la documentación puede ser obtenida de forma más rápida y ordenada, lo que genera ahorro en esta línea.

Ahorro en Recursos Humanos.

Existen estudios donde reflejan que en promedio, los administrativos y profesionales de una organización consumen un 20% de su tiempo en tan solo buscar la información que requieren, de tal manera de ser más eficientes en su labor; con nuestros sistemas de almacenaje y accesos adecuados, usted tendrá un ahorro de a lo menos el 50% de este tiempo.

Ahorro en Espacio y Gastos Generales.

Hoy en día el costo de espacio tiene un alto valor como para utilizarlo en almacenaje de documentos entre otros, por lo que al realizar una buena evaluación, podrá observar que siempre el resultado será más beneficioso al contratar un servicio externo.

Ahorro en Costo de Oportunidad.

Este es uno de los puntos más importantes, debido que nunca se pensó que empresas externas pudieran verdaderamente administrar los archivos de los variados rubros del mercado, sin embargo, hoy en día se puede contar con la información en el momento y lugar requerido.

EFICIENCIA

Archives Express posee un sistema on line que le permite acceder a sus documentos (buscar y encontrar) en forma rápida y eficiente mostrando además, a nuestros clientes con servicio de digitalización las imágenes de sus documentos en pantalla.

Nuestro sistema computacional utiliza códigos de barra para localizar en forma rápida, precisa y fácil la ubicación exacta de sus registros y archivos, eliminando así, errores inherentes a operaciones manuales.